为使学院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本规定。

一、学院公文，是学院在行政管理过程中形成的以学院名义颁发的文书，是学院依法治校和进行日常管理的重要工具。

二、学院公文处理指学院公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相应关联、衔接有序的工作。

三、学院的公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

四、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，不得随意翻印。

五、学院办公室是学院公文处理的管理机构，负责处理学院公文。各部门应安排专人负责公文处理工作。

六、各部门要高度重视并积极推进办公自动化建设工作，推广电子公文，努力减少纸质公文，提高公文处理工作的效率和质量。

七、学院常用的公文种类主要有：通知、请示、报告、函、决定、意见、通告、通报、批复、决议、纪要。

• 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

• 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

• 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

• 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

• 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

• 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

• 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

• 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

• 批复。适用于答复下级机关请示事项。

• 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

• 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

  八、公文格式：一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关部门、正文、附件说明，成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发部门和印发日期等部分组成。公文按规定采用国际标准A4型纸打印。

  九、行文规则：

  1．公文行文时，应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

  2．除学院办公室外，其它部门不得以学院名义对外正式行文。

  3．各部门在处理日常行政事务需要时，可在各自职权范围内，以函件形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，向学院党政请示、报告工作，就日常具体工作安排等向校内各部门发布通知。学院各部门的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应抄送被越过的部门。

  4．“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关、部门。

  5．“报告”不得夹带请示事项。

  十、发文办理：发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

  1．草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定；情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

  2．涉及职能部门的学院公文，由（主办单位）职能部门负责草拟，送学院分管领导签字；公文送学院主要领导签发前，应当交由学院办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定等。